Vos questions

92% de mes clients me payent en moyenne à 45 jours et le reste à 6 mois...

A quoi sert l'option 'Ajouter aux montants existants' dans l'écran "Commandes" ?

Comment créer les codes comptables dans HannaH ?

Comment encoder aisément des indexations ?

Comment encoder les impayés dans HannaH ?

Comment encoder un délai de paiement de 21 jours ?

Comment fonctionne le bouton 'Reset' dans l'écran "Commandes" ?

Comment gérer le factoring dans HannaH ?

Comment influencer mes coûts variables (et donc ma marge) ?

Encodage des ventes en euros ou en quantités...

Importation des estimations de ventes mensuelles

Les options 'Série' et 'Copier/Coller' dans l'écran "Commandes"

Ma marge brute doit rester constante !


Les réponses

92% de mes clients me payent en moyenne à 45 jours et le reste à 6 mois...

Pour cette situation, il faudrait idéalement encoder dans les délais de paiement 92% à 1,5 mois et 8% à 6 mois. Or, HannaH ne travaille qu'avec des délais exprimés en mois. La solution est donc, comme illustrée ci-dessous, d'encoder les 92% payés à 45 jours sur 2 mois, à savoir 46% à 1 mois et 46% à 2 mois (ce qui revient à une moyenne de 45 jours), et les 8% restants à 6 mois.


Délai de paiement client

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A quoi sert l'option 'Ajouter aux montants existants' dans l'écran "Commandes" ?

Lorsque vous utilisez le bouton 'Série' (ou 'Coller') de l'écran "Commandes", un sous-écran d'encodage apparaît, dans lequel vous trouvez l'option 'Ajouter aux montants existants'. Lorsque que celle-ci est activée, le montant encodé viendra s'ajouter aux montants mensuels éventuellement déjà présents dans le tableau de ventes. Dans notre exemple ci-contre, si le tableau de ventes comprend déjà un montant mensuel de 10.000, HannaH ajoutera les 1.200 chaque mois (ici indexés de 3% chaque année).


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Comment créer les codes comptables dans HannaH ?

Vous pouvez créer vous-même les codes comptables nécessaires à vos prévisions et ce, dans tous les écrans de Données là où la cellule 'Ajouter un nouvel élément' est présente. L'ajout peut également se faire via l'icône 'Ajouter' Toevoegendu bandeau. Lorsque vous cliquez dessus, un sous-écran s'affiche sur la droite avec une sélection des codes correspondant à votre situation. Vous sélectionnez les comptes qui vous intéressent via la touche ' CTRL ' ( plusieurs sélections individuelles) ou ' SHIFT '(sélection d'une série continue).


Les derniers chiffres d'un code comptable peuvent être modifiés:

  • dans le sous-écran lors de l'ajout (second champ en haut de l'écran)
  • après dans l'écran principal en cliquant sur le code.


Notez que :

1) tous les codes identiques (pour les données d'exploitation) seront cumulés dans les résultats ;

2) vous pouvez paramétrer la longueur de vos codes (4 à 8 chiffres) via l'écran "Signalétique".

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Comment encoder aisément des indexations ?

Indexation globale

Pour effectuer une indexation sur l'ensemble des lignes d'un écran, utilisez l'écran 'indexation globale' (DONNEES - Produits et charges).


Indexation globale_HannaH

Indexations spécifiques (variations)

Dans la plupart des sous-écrans du groupe 'Produits et charges', vous pouvez faire évoluer chaque charge/produit  individuellement.


A chaque fois que vous encodez un pourcentage différent de 0, HannaH ajoute automatiquement une nouvelle ligne.

Retenez également que HannaH classe toujours les variations de manière chronologique, ce qui implique que la ligne vide que vous devez utiliser pour la variation suivante peut ne pas se trouver tout en bas!


 

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Comment encoder les impayés dans HannaH ?

Au niveau des délais de paiement des ventes et prestations, HannaH vous permet de gérer la récupération des créances en pourcentage sur une période allant jusqu'à 24 mois. Cependant, nous avons imaginé un encodage astucieux si la totalité de celles-ci ne peuvent pas être récupérées.


Dans l'écran de détail des Ventes sous l'onglet 'Commandes', modifiez par exemple le prix unitaires de '1' par '0,95' (cela signifie ici que vous supposez ne récupérer que 95% de votre chiffre d'affaires). Vous pouvez d'ailleurs voir la différence (manque à gagner) entre l'onglet 'Commandes' (527 021) et l'onglet 'CA facturé' (500 670).


encodagelibre


Ces 5% de manque à gagner peuvent être repris dans le Compte de résultat via l'écran de données "Opérations Diverses" de la façon suivante:

  • Vous ajoutez une ligne et prenez comme poste de référence le 'CdR I. Ventes et prestations' ,
  • Le poste à balancer est le 'A VII. B. Créances commerciales à plus d' 1 an',
  • Le montant à indiquer est la partie du CA qui ne sera pas récupérée, soit les 5% dans notre exemple.
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Comment encoder un délai de paiement de 21 jours ?

Etant donnée qu' HannaH ne travaille qu'avec des délais de paiement exprimés en mois, un délai de paiement moyen de 21 jours signifie que 30% de la commande est réglée au comptant (les commandes des 10 premiers jours du mois) et les 70% restants sont payés le mois suivant.


Si vous avez encodé un chiffre d'affaires mensuel constant, vous pouvez calculer ce délai de paiement avec la formule 'Nombre de jours de crédit client':


                    (créances clients HTVA/CA annuel total)*365=21,29 jours


Délai de paiement client 21 jours

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Comment fonctionne le bouton 'Reset' dans l'écran "Commandes" ?

Attention, le bouton 'Reset' n'annule pas la dernière opération. Il permet simplement, comme son nom l'indique, de revenir à la situation de départ, c'est-à-dire au tableau tel qu'il était quand vous avez ouvert l'écran "Commandes" et ce, quel que soit le nombre d'opérations effectuées.


encodagelibre_reset

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Comment gérer le factoring dans HannaH ?

La société Dupont utilise le factoring pour récupérer ses créances commerciales. Pour un coût représentant 2% du chiffre d'affaires, le factor rembourse 75% de la créance à Dupont lors de l'établissement de la facture, les 25% restant seront versés lorsque le client de Dupont s'acquittera de sa dette, à savoir 2 mois plus tard.

Au niveau de l'encodage, il suffit:

  • d'ajouter une charge variable '61xxxx Factoring' (côchez 'Variable' dans le sous-écran lors de l'ajout de la charge) et de la rattacher au(x) compte(s) de ventes avec le taux de 2%.
  • Ensuite, dans l'écran Ventes-CA, il faut réduire la partie 'Comptant' à 75% et indiquer que les 25% restants seront payés à 2 mois.
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Comment influencer mes coûts variables (et donc ma marge) ?

Dans l'exemple suivant, nous avons un chiffre d'affaire mensuel fixe de 1.000 € et des charges variables de 400 €.


La proportion de coûts variables est donc de 40% (400/1.000). Nous encodons ce pourcentage dans l'écran "Marges sur ventes" ou via l'écran d'encodage de la charge variable.


Par après cette part peut être influencée de deux façons dans HannaH, soit via une modification du prix de vente, soit via une variation des charges variables.

Modification du prix de vente

Dans  l'onglet "Variations prix" de l'écran "Ventes-CV", vous pouvez introduire des fluctuations du prix de vente.


Dans notre exemple, nous augmentons les prix unitaires de 20% à partir de la deuxième année (01/2016).


chiffre-daffaires-variations-de-prix


En augmentant le chiffre d'affaires  (1.000€ + 20% = 1.200€) et en maintenant les charges identiques (400€), la part calculée par HannaH est maintenant de 33% (400 €/1.200 €) au lieu de 40% auparavant. Vous trouverez le détail de ce calcul dans la dernière image ci-dessous.


Remarque : Même en encodant directement un chiffre d'affaires mensuel (coût unitaire égal à 1) via l'écran 'Commandes', les variations en pourcentage sont prises en comptes.

 Variation des coûts d'achat (charges variables)

La variation des charges variables se fait via l'onglet "Variations" des Approvisionnements (DONNEES - Produits et charges).


L'augmentation ou de la diminution se fait via la cellule 'Variation en %'.


charges-variables-variations


Pour la troisième année de notre exemple (01/2017), une diminution de 15% des charges variables est prévue.


Cela signifie que, pour atteindre un chiffre d'affaire de 1.200 €, nous n'avons besoin que de 340 € de charges variables (1.200 - 15%). De ce fait, la part des charges diminue (28.33%) comme l'indique le tableau ci-dessous, à la ligne 'Coût de vente et prestation par rapport aux ventes'.


Remarque: La part diminue chaque année et par conséquent, la marge également.
Dans notre exemple, nous pouvons facilement vérifier que, dans les prévisions "Comptes de résultats" et plus précisément dans le tableau de "Comparaison des postes principaux". La marge brute passe de 60% pour la première année à 66,67% pour la deuxième et à 71,67% pour la troisième année.


Comparaison des postes principaux

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Encodage des ventes en euros ou en quantités...

Dans HannaH, vous pouvez encoder vos ventes pour chacun des produits via l'onglet "Commandes" (l'écran de détails des ventes), soit en valeur (euros), soit en quantités.

Si vous encodez vos chiffres d'affaires directement en euros, le prix unitaire restera de 1.

Si vous encodez vos ventes en quantités, les prix unitaires s'encoderont via la cellule 'PU indicatif'.


Dans le sous écran des ventes, l'onglet 'CA facturé' permet de visualiser le chiffre d'affaire prévu (Quantité x Prix unitaire).


ca-facture

Dans l'écran "Commandes", vous laissez généralement le prix unitaire égal à 1 et saisissez directement le revenu attendu. Il est important de savoir que le prix unitaire peut avoir son importance.

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Importation des estimations de ventes mensuelles

Si vous avez les chiffres de vente sous forme de tableau (format .txt,.csv, .dbf), vous pouvez les importer rapidement via l'option 'Importer un tableau de ventes' dans l'écran "Importation de données".


Vous pouvez créer vous-même ce tableau ou utiliser le tableau 'CA' dans le fichier 'Checklist starters HannaH FR' (répertoire Docs). Tant les chiffres d'affaires mensuels que les prix unitaires de plusieurs produits peuvent être importés en quelques clics.


Lors d'une importation dans un dossier existant, vous devez indiquer si les montants importés doivent être ajoutés aux montants existants ou les remplacer.



Vous pouvez également définir la période ('Nombre de mois à importer' et 'A partir de') qui doit être importée. Ainsi vous pouvez, par exemple, aisément remplacer les chiffres d'affaires prévus pour les 3 premiers mois de l'exercice par les montants réels.


L'avantage de cette option d'importation est de pouvoir à tout moment adapter les chiffres d'affaires sans pour autant perdre les autres données (délais de paiement, charges variables liées,...).

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Les options 'Série' et 'Copier/Coller' dans l'écran "Commandes"

Outre l'importation, vous pouvez également encoder (ou modifier) très facilement  des montants manuellement via les boutons 'Série' et 'Copier/Coller'.

Avec le bouton 'Série', vous répétez un certain montant sur plusieurs mois, en l'adaptant éventuellement.

Par exemple: vous encodez un montant de départ de 10 000 et vous prévoyiez sur la première année, une augmentation de 2% tous les 3 mois:

  • Vous cliquez premièrement sur le bouton 'début des prévisions' (le 1/1/2011 dans notre exemple)..
  • Ensuite, vous encodez une valeur de départ (10 000), le nombre de mois (12) pendant lesquels le montant doit être répété et enfin l'augmentation/diminution à appliquer .

Avec l'option 'Copier/Coller', vous pouvez copier une série de montants déjà encodés et la coller dans une autre année.

Il est également possible de prévoir une variation.


Par exemple: les ventes de la première année sont répétées les années suivantes et on prévoit en plus une augmentation de 1000 unités.

  • Etape 1: Vous copiez les douze premiers mois.

  • Etape 2: Vous collez ces valeurs sur les 36 mois qui suivent janvier 2012.


Pour les faire augmenter de 1000 unités par an, vous cocher 'Faire varier de:' et indiquez les variations.


Cela signifie qu'une valeur copiée de 10 000 s'élève respectivement à 11 000,12 000 et 13 000.


Vous ne cochez 'Ajouter aux montants existants' que si les nouveaux montants doivent être additionnés à des montants déjà encodés précédemment.

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Ma marge brute doit rester constante !

Dans HannaH, vous encodez la marge initiale ou plutôt la part initiale de charge variable dans un produit. Si, plus tard, vous encodez une variation de prix via le sous-écran "Prix unitaire et variations de prix" dans Produits-CA, les achats ne seront pas influencés contrairement à la marge de départ.


Dans certaines situations, la marge doit rester constante, ce qui signifie qu'une variation des ventes est liée à une même variation des achats. Vous pouvez résoudre cela dans HannaH en encodant la même variation dans l'onglet "Variations" des Approvisionnements (date et pourcentage).


Variation coût d'achat

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