Vos questions

Comment puis je séparer les données d'un fichier Excel contenant toutes les données
dans une seule colonne ?

Encodage manuel du réalisé dans le module suivi

Est-il intéressant d'importer un tableau d'amortissements ?

Exportation de données - Bob

Exportation de données - Ciel

Exportation de données - Popsy

Exportation de données - Yuki

Exportation des données - Adix

Exportation des données - Exact

Exportation des données - Expert/M

Exportation des données - Octopus

Exportation des données - Tip Integral

Exporter des données - Admisol

Importation des estimations de ventes mensuelles

Importer des montants mensuels pour les produits et charges

Importer sa propre liste de services et biens divers

Que se passe-t-il quand j’ajoute des codes dans ma compta ?

* Vidéo - Importations de données dans HannaH

Comment importer correctement un fichier avec des montants ?

Comment importer un plan comptable dans HannaH ?

Exportation des données - Alpha (be.wan)

Exportation des données - Vero

Exportation des données - Winbooks


Les réponses

Comment puis je séparer les données d'un fichier Excel contenant toutes les données
dans une seule colonne ?

Lors d'une importation HannaH (plans financiers) et HannaLisa (analyses financières), vous avez besoin des informations suivantes : numéros de compte, intitulés et montants.

Comment séparer ces informations si elles sont toutes rassemblées dans une seule colonne?

  1. Vous pouvez procéder comme suit:
    • Ouvrez le fichier dans Excel et sélectionnez la colonne où les données sont associées.
    • Choisissez ensuite l'option "Convertir" disponible dans l'onglet "Données"' d'Excel et suivez les indications.Convertir_Excel
  2. Une autre solution consiste à ouvrir votre dossier avec le Bloc-notes et de copier le tout dans Excel.
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Encodage manuel du réalisé dans le module suivi

En plus de l’importation de vos données comptables, vous avez la possibilité d’encoder manuellement vos données réelles dans le tableau ‘réel’ du module ‘Suivi de budgets’.

Les valeurs seront introduites :

Dans les écrans de détails pour les rubriques I, II a, II b, II c (lignes sur fond vert)


Directement dans l’écran principal pour les autres rubriques.


Pour les charges, après avoir sélectionné un champ et encodé la valeur, un signe '-'précédera automatiquement le montant.

Si vous ne souhaitez analyser que certains postes, complétez ces postes et ne reprenez rien pour les autres. Ainsi le programme intégrera d'office, en suppléance, les chiffres issus des prévisions et vous obtiendrez une analyse globale en plus de votre analyse détaillée.

N'oubliez pas de compléter le cadre (en haut du tableau) 'Situation réelle jusque'.


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Est-il intéressant d'importer un tableau d'amortissements ?

Introduire les tableaux d’amortissement peut vous prendre beaucoup de temps. En effet, il n'est pas toujours facile d’en résumer la dépréciation. Surtout si les investissements s'échelonnent sur plusieurs années, ont différentes durées et types d'amortissement (linéaire, dégressif).


Il nous paraît plus intéressant d'importer le tableau d’amortissement (créé manuellement ou à partir de votre comptabilité) après l'avoir éventuellement retravailler avant importation.

Dans l’écran "Importation de données" (logo HannaH en haut à gauche), l'option 'Importer un tableau d'amortissement' permet de lire l'information suivante (si elle est présente dans votre tableau) :

  • Le numéro du compte (2xxxxx)
  • L’intitulé
  • Le montant de l’investissement
  • La valeur résiduelle (ou la partie qui est déjà amortie)
  • Les futures dotations d’amortissement

Avant l’importation quels sont les éventuels ajustements qui peuvent être apportés ?

  • L'information doit être en colonnes → titres et toute autre information (titres généraux et commentaires) doivent être effacés.
  • Les dotations d’amortissements futures sont manquantes → si vous connaissez le type d’amortissement et la durée, vous pouvez calculer les amortissements des années à venir (la période de prévision) dans votre tableau.
  • Les montants comportent un séparateur de milliers → via l’écran 'format de cellules' d'Excel, vous pouvez supprimer ces points.
  • Il s’agit d’un '.xls' (Excel) → Vous devez le transformer en format '.csv' (séparateur : point, virgule) ou en format '.txt'  (séparateur : 'tabulation').

Dans le tableau Excel ci-dessous, les colonnes des 'Dotation N+x' ont été calculées et peuvent donc être importées dans HannaH.



Remarque: L'ordre des colonnes est sans importance et le tableau peut contenir d'autres colonnes (dans cet exemple, la date, la durée et le type).

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Exportation de données - Bob

Comment exporter des données du logiciel Bob pour pouvoir les importer dans les logiciels HannaH et HannaLisa ?

En seulement trois étapes, vous obtiendrez le fichier à importer.

Exportation des données de Bob

1. Entrez dans le dossier désiré et sélectionnez l'option ''Utilitaires - Échange de données - Exportation de la balance comptable'


Choissisez l'option 'Utilitaires'_'Echange de données'_'Exportation de la balance comptable'


2. Dans l'écran suivant, choisissez les options du fichier à exporter

  • Sortie
    • Format : Indiquez le format 'FIRST - INTERSENTIA'
    • Répertoire :  Déterminez l'emplacement du fichier exporté
    • Fichier : Indiquez le nom du fichier en terminant par l'extension .txt

    Document

    • Périodes : Choisissez la période désirée

    Choisissez les options d'exportation

3. Vous obtenez le message de confirmation et pouvez utiliser le fichier tel quel pour l'importation dans HannaH et/ou HannaLisa

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Exportation de données - Ciel

Comment exporter des données du logiciel de comptabilité Ciel pour pouvoir les importer dans les logiciels HannaH et HannaLisa ?


En seulement trois étapes, vous obtiendrez le fichier à importer.

Exportation des données du logiciel Ciel

1. Entrez dans le dossier désiré et sélectionnez l'option ''Divers - Import/Export - Exports Balances...".

Exportation_Ciel


2. Dans l'écran suivant, sélectionnez le format 'Export Balance Intersentia First' : Exportation_Format_First_Ciel


3. Enfin, choisissez la période et les comptes que vous désirez exporter.Exportation_Paramètres_Ciel


Le fichier exporté peut-être directement utilisé pour l'importation dans HannaH et/ou HannaLisa.

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Exportation de données - Popsy

Comment exporter des données du logiciel Popsy pour pouvoir les importer dans les logiciels HannaH et HannaLisa ?

En six étapes, vous obtiendrez un fichier correctement structuré pour être lu par nos logiciels.

Exportation du fichier Popsy

1. Après avoir sélectionné le dossier désiré, sélectionnez l’option ‘Listes’ – ‘Balances’ – ‘Généraux…’


Sélection de l'option ‘Listes’ – ‘Balances’ – ‘Généraux…’


2. Choisissez les codes à exporter ainsi que la période désirée. Cliquez sur ‘Exporter’ et choisissez l’option ‘Excel dans des fichiers disctincts’.


Choix_des_comptes_et_périodes

Nettoyage du fichier Excel

1. Pour 'dé-fusionnez' les cellules, sélectionnez toutes les cellules et cliquez sur l'option 'Fusionner et centrer'.



2. Ensuite, sélectionnez toutes les données et utilisez l'option de tri. Triez les données sur la colonne C pour ne garder que les lignes comportant un code comptable de 6 chiffres (supprimer les lignes de titres et autres lignes vides)


Option de tri


3. Sélectionnez toutes les données et enlever les séparateur de milliers via l'option 'Format de cellule'.


Enlever_séparateur_milliers


4. Avant de le fermer, sauvegardez le fichier sous format .txt (séparateur : tabulation).


Save_as_txt


Votre fichier .txt est prêt à être importé dans HannaH et/ou HannaLisa

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Exportation de données - Yuki

Comment exporter des données du logiciel Yuki pour pouvoir les importer dans les logiciels HannaH et HannaLIsa ?

ETAPE 1: Sélectionnez l'option "Comptabilité - Exportation"

ETAPE 2: Dans l'écran suivant, optez pour:

  • Le format 'csv.'
  • L'administration appropriée
  • L'exercice comptable.


Si vous souhaitez exporter tous les comptes, laissez dans ce cas les champs « A partir de » et « Jusqu'à » vides.

Si vous ne souhaitez pas emporter pour les comptes de bilan le solde d'ouverture de l'exercice comptable sélectionné, décochez dans ce cas la case « Emporter le solde d'ouverture ».

ETAPE 3: cliquez sur 'Exporter' et votre fichier est généré.

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Exportation des données - Adix

Pour exporter les données du logiciel Adix, il suffit de suivre ces deux étapes :

  • Sélection du dossier et des périodes dans Adix

Entrez dans le dossier désiré et sélectionnez l'option '19. Balances' dans le cadre 'Impressions'.

Exportez la 'Balance - comptes généraux' et choisissez la période désirée.

Cliquez ensuite sur 'Transfert Excel'


Exportation de la balance - Adix

  • Modification du fichier exporté dans Excel

Ouvrez le fichier Excel et enlevez le séparateur de milliers via l'option 'Format de cellule'.

Avant de le fermer, sauvegardez le fichier sous format .txt (séparateur : tabulation).


Votre fichier .txt est prêt à être importé dans HannaH et/ou HannaLisa

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Exportation des données - Exact

  • Rendez-vous dans le menu [Import/Export – Exporter – Exporter rapports annuels].
  • Ensuite, sélectionnez la période désirée et le format 'First'.
  • Cliquez sur 'Générer' et sauvegardez votre fichier.

Exact Globe

Avec Exact Globe, allez dans Comptabilité / Rapports / Balance Officielle / Export comptes annuels.


Ensuite, optez pour :

  • First comme méthode d'exportation
  • .TXT comme type de dossier
  • Choisissez une période
  • Cliquez sur Exporter et votre fichier est généré.

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Exportation des données - Expert/M

Avec Expert/M, vous pouvez facilement importer vos données. Le document doit être modifié avant de pouvoir l'importer dans HannaH et HannaLisa.


Comment procéder ?

1) - Ouvrez le dossier désiré avec Expert/M:

    • Choisissez l'option 'Consultation - 'Historique' - 'Comptes généraux'

    • Sélectionnez l'exercice, la période et les comptes désirés. Cliquez ensuite sur “Consultation”

Exportation Expert/M - Etape 2

    • Via un clic droit de la souris, cliquez sur “Aperçu" et scrollez vers “exporter les données”

Export Expert M

  • Choisissez d'ouvrir le fichier en Excel

2) Ouvrez le fichier en Excell

Dans le dossier, vous devez:

  • Via l'option 'format cellule' désélectionner le séparateur de milliers,
  • Si nécessaire, ajouter une ligne en haut et donner un nom aux différentes colonnes.
  • Enfin, enregistrer le fichier, optant pour le format ". TXT, séparateur tabulation»’.

3) Votre fichier est prêt à être importé

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Exportation des données - Octopus

Il est très facile d'exporter les données du logiciel Octopus pour les réutiliser dans HannaH et HannaLisa.


Pour ce faire , choisissez le dossier désiré et sélectionnez l'option exporter First/HannaH


Exportation des données octopus pour HannaH et HannaHLisa

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Exportation des données - Tip Integral

Pour exporter les données du logiciel Tip Integral, il suffit de suivre ces deux étapes :

  • Sélection du dossier et des périodes dans Tip Integral

Entrez dans le dossier désiré et sélectionnez l'option 'BALANCE GENERALE'.

Choisissez ensuite la période et les comptes désirés.

Cliquez ensuite sur 'Valider'


Exportation Balance - Tip Integral

  • Modification du fichier exporté dans Excel

Ouvrez le fichier Excel et enlevez le séparateur de milliers via l'option 'Format de cellule'.

Avant de le fermer, sauvegardez le fichier sous format .txt (séparateur : tabulation).


Votre fichier .txt est prêt à être importé dans HannaH et/ou HannaHLisa

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Exporter des données - Admisol

Exporter des données - Admisol

Admisol vous permet toujours d'exporter des données vers des fichiers du format excel, .pdf ou .txt. Ci-dessous, vous pouvez lire comment exporter des données vers HannaH(Lisa).

OUVREZ LE DOSSIER DANS ADMISOL:

Une fois que vous vous trouvez dans le bon dossier, vous allez à ‘Listes’ dans le menu principal et choisissez ‘Export First’ sous ‘Divers’ en bas à droite. Ensuite, Admisol télécharge un aperçu de l'année comptable dans un fichier .txt.


Admisol - importation Admisol - importation2

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Importation des estimations de ventes mensuelles

Si vous avez les chiffres de vente sous forme de tableau (format .txt,.csv, .dbf), vous pouvez les importer rapidement via l'option 'Importer un tableau de ventes' dans l'écran "Importation de données".


Vous pouvez créer vous-même ce tableau ou utiliser le tableau 'CA' dans le fichier 'Checklist starters HannaH FR' (répertoire Docs). Tant les chiffres d'affaires mensuels que les prix unitaires de plusieurs produits peuvent être importés en quelques clics.


Lors d'une importation dans un dossier existant, vous devez indiquer si les montants importés doivent être ajoutés aux montants existants ou les remplacer.



Vous pouvez également définir la période ('Nombre de mois à importer' et 'A partir de') qui doit être importée. Ainsi vous pouvez, par exemple, aisément remplacer les chiffres d'affaires prévus pour les 3 premiers mois de l'exercice par les montants réels.


L'avantage de cette option d'importation est de pouvoir à tout moment adapter les chiffres d'affaires sans pour autant perdre les autres données (délais de paiement, charges variables liées,...).

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Importer des montants mensuels pour les produits et charges

Il est possible d’importer les montants mensuels de vos différents produits et charges.

Cette option est intéressante pour :

  • Préciser les montants d’une activité saisonnière
  • Actualiser vos prévisions financières

L’option ‘importer un tableau mensuel de produits et charges’ se trouve sous la rubrique ‘importation de données’ dans le menu HannaH (en haut à gauche).

Attention, si des charges ont déjà été importées et/ou encodées dans HannaH, elles doivent être paramétrées en fréquence ‘Libre’. Si ce n’est pas le cas, les montants mensuels importés ne seront pas ajoutés aux montants existants ou ne viendront pas les remplacer (selon votre choix). Les produits sont paramétrés en fréquence ‘Libre’ par défaut et les importations des montants mensuels seront donc toujours pris en compte.

Première étape : convertir la fréquence des comptes de charges en fréquence ‘Libre’.

Pour modifier la fréquence de la première ligne, tapez ‘l’ (fréquence libre) + . De cette façon, vous passez à la ligne suivante tout en restant sur la colonne des fréquences, que vous convertissez ensuite en ‘Libre’, etc.

Deuxième étape : importation des données mensuelles.

En une importation, vous avez la possibilité d’intégrer dans le logiciel les données de 1 mois ou plusieurs mois consécutifs.

Vous avez différentes possibilités :

  • Remplacer les valeurs existantes,
  • Additionner les valeurs aux valeurs déjà présentes.


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Importer sa propre liste de services et biens divers

Une liste de services et biens divers (61) vous est proposée par défaut pour chaque nouveau dossier. Cette liste se trouve dans le répertoire HannaH et s'intitule Liste 61SBD.txt.

Il suffit de renommer ou de déplacer ce fichier pour ne pas avoir de liste pour les 61 lors de la création d'un nouveau dossier.

Par après l'option ‘Importer une liste de services et biens divers’ vous permet d’ajouter votre propre liste. Cette option est également disponible dans les DONNEES, en dessous de Services et biens divers (via le petit triangle).

Lors de l’importation d’une liste, celle-ci vient se mettre en dessous des codes déjà présents. Aucun code existant ne sera donc remplacé ou effacé.<


L’option ‘Importer plan comptable et montants’ va également ajouter les codes dans la liste. Le taux de TVA sera par défaut égal à 21%.
Comment ajouter une liste appropriée à chaque dossier ?

La procédure pour ajouter une liste en fonction du dossier, est la suivante :

  • Vous renommez ou déplacez le fichier ‘Liste 61SBD’. A la création d’un nouveau dossier, vous n’avez que le code 61---- Services et biens divers,
  • Vous créez votre propre liste en respectant la structure du fichier initial et vous la sauvegardez sous un autre nom (en gardant le format ‘Texte (.txt(séparateur : tabulation)’. Vous pouvez créer différentes listes avec des noms différents mais en gardant la même extension,
  • Pour chaque nouveau dossier, vous commencez par importer votre liste de services et biens divers.

 

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Que se passe-t-il quand j’ajoute des codes dans ma compta ?

Lors de l’importation de la situation réelle dans HannaH, les codes et intitulés de votre fichier comptable apparaissent en regard de ceux utilisés dans HannaH.


Si de nouveaux codes ont été créés dans votre comptabilité, ils sont repris en rouge car ils n’existent pas dans les Données de HannaH.


Par défaut, HannaH propose de les rattacher aux codes les plus proches. Vous avez cependant deux autres possibilités pour modifier cette attribution :

  • Via un double clic sur l'intitulé, vous ouvrez une sous-fenêtre dans laquelle vous sélectionnez le code existant qui lui correspond mieux.
  • Quittez la procédure d’importation et ajoutez les nouveaux codes dans les Données. Exécutez à nouveau la procédure d’importation.

Dans les deux cas, tous les montants sont importés dans l’onglet Réel de HannaH.


Import_Suivi

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* Vidéo - Importations de données dans HannaH

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Comment importer correctement un fichier avec des montants ?

Tout d'abord, il est conseillé d'ouvrir le fichier .txt, .csv ou .dbf dans Excel, afin d'avoir une meilleure visibilité et plus de facilité de modifications. Ensuite, au niveau des montants, vérifiez les points suivants :

  • les séparateurs de milliers ne sont pas acceptés ;
  • les chiffres après la virgule ne sont pas importés (HannaH arrondit) ;
  • les sous-totaux sont également importés, donc veillez à les supprimer (sinon double-emploi).
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Comment importer un plan comptable dans HannaH ?

Cette opération se fait via l'écran "Importation de données". Sachez tout d'abord qu'en activant "l'écran d'aide" dans l'onglet accueil, vous obtiendrez des explications sur les différentes importations possibles et ce, de manière détaillée.

Dans un premier temps, choisissez le plan comptable à importer en cliquant sur le bouton 'Importer Plan Comptable et Montants'. Pour chaque paramètre, vous devez indiquer l'intitulé de la colonne qui reprend ces informations. Les paramètres à définir sont:


  • Code comptable;
  • Intitulé;
  • Date d'exécution = <montants annuels> si le fichier ne comprend pas de colonne avec des dates;
  • 'Solde ou Débit' et éventuellement 'Crédit' si vous souhaitez également importer les montants.

 

Ensuite, cliquez sur 'Analyser' et 'Importer tous les comptes'.

importer_plan_comptable_et_montants

Une fois que l'importation a eu lieu, il ne vous reste plus qu'à compléter les comptes avec les montants, ou encore de les supprimer en cas de non-utilisation.

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Exportation des données - Alpha (be.wan)

Pour exporter les données du logiciel Alpha de be.wan, il suffit de suivre ces deux étapes :

    • Sélection du dossier et exportation

Entrez dans le dossier désiré et utilisez l'option 'Utilitaires - Imports et Exports - Liaison directe Excel'


Export_Excel_Alpha_be.wan

      • Sélection des options et des périodes à exporter

Exportez les comptes généraux et choisissez la période désirée. Cliquez ensuite sur 'Exécuter'


Options_et_périodes_Alpha_be.wan

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Exportation des données - Vero

Voici comment exporter une balance à partir du logiciel VERO :

  • Sélectionnez le Module - Liens externe - Accon plus
  • L'écan suivant apparait :

    Import Vero

  • Sélectionnez la période comptable désirée, décochez l'option Xml, indiquez l'endroit où le fichier sera sauvegarder ainsi qu'une éventuelle description.
  • Lorsque les champs sont complétés, cliquez sur l'option Valider pour générer le fichier.

Ensuite, ouvrez le fichier en Excel (n'oubliez pas d'afficher tous les types de dossier) :

  • Une fois le fichier ouvert, sélectionnez l'option Convertir dans le bandeau Données.

  • Dans l'écran suivant, déplacer la séparation juste avant l'intitulé du compte.

  • Cliquez sur terminer pour clôturer l'opération.
  • Fermez le fichier pour pouvoir l'importer dans HannaH.
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Exportation des données - Winbooks

L'avantage avec Winbooks est que vous ne devez pas exporter de données. Sélectionnez et importez directement le fichier désiré à partir d'HannaH.

Dans Winbooks, les données de vos clients sont sauvegardées par dossier dans le fichier data.

Importation des données d'un dossier

Etape 1: Via l'option 'importer plan comptable et montants' de HannaH, recherchez le fichier _*.ACF.dbf dans le dossier data de Winbooks (Winbooks\Data\Nom du dossier_ACF.DBF).


Etape 2: Sélectionnez l'option 'Winbooks (ACF.dbf) et les champs seront automatiquement complétés.

Importation des montants réalisés dans le Suivi

Les montants dont vous avez besoin pour le Suivi se trouvent dans le fichier  _*ACT.dbf (et donc pas .ACF.dbf!).


La procédure est la même que celle expliquée précédemment ci-dessus.


Rem: Dans le Suivi, il est possible d'importer plusieurs mois en une seule importation (étape 4 de l'importation)

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